Wet- en regelgeving
Ons land kent honderden wetten en duizenden onderliggende bepalingen. Om te kunnen voldoen aan dit wettelijke kader, heeft Vitens halverwege 2015 een verantwoordelijke aangesteld voor de procesbeheersing. Procesbeheersing concentreert zich in ons geval rond de volgende twee vragen: voldoet Vitens aan relevante wet- en regelgeving? En: hoe richten we onze organisatie zo in dat we aan die regelgeving blijven voldoen? Sinds 1 september 2019 is een Compliance & Privacy Officer aangesteld die een coördinerende rol heeft met betrekking tot compliance.
Inspectie ILT
De inspectie Leefomgeving en Transport (ILT) controleert namens de minister van Infrastructuur en Waterstaat of Vitens zich houdt aan de Drinkwaterwet. Zo hebben we als drinkwaterbedrijf een meldingsplicht als er sprake is van een normoverschrijding van de drinkwaterkwaliteit. In 2021 hebben we meer meldingen moeten doen bij ILT dan voorgaande jaren. De meeste meldingen zijn veroorzaakt door een andere wijze van bemonsteren. Door COVID-19 kon geen bemonstering meer plaatsvinden achter de voordeur, maar is de bemonstering uitgevoerd via de brandkranen. Vanaf 1 juli 2021 heeft het grootste deel van de bemonstering weer achter de voordeur plaatsgevonden en zijn we teruggegaan naar het oorspronkelijke proces van bemonsteren. Dit heeft geleid tot een flinke daling van het aantal meldingen.
Verantwoordelijkheden
De Compliance & Privacy Officer zorgt voor de doorvoering van een compliance managementsysteem, waarmee inzicht verschaft wordt in het voor Vitens relevante speelveld wat betreft wet- en regelgeving. Er is een operationele verantwoordelijkheid – ondergebracht bij het management – en een verantwoordelijkheid voor het vertalen van alle wet- en regelgeving naar de organisatie, die bij diverse interne specialisten ligt.
Privacy
Vanaf mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking getreden. Vitens heeft hiervoor overkoepelend beleid vastgesteld en alle klantprocessen zijn aangepast zodat deze AVG-proof zijn. In 2021 is extra aandacht besteed aan de bewustwording rondom privacy en AVG en alle medewerkers hebben een basis e-learning gevolgd, zodat ze bij al hun werkzaamheden bewust omgaan met persoonsgegevens. Op elke afdeling heeft een uitgebreide inventarisatie plaatsgevonden, om te beoordelen in hoeverre de AVG voldoende doorgevoerd was in de afdelingsprocessen. Daar waar bedrijfsprocessen aangepast moesten worden, is dat gebeurd. Voor sommige procesaanpassingen is een langere doorlooptijd nodig omdat deze gekoppeld zijn aan de herinrichting van het SAP-systeem.