Wet- en regelgeving en maatschappelijke plichten

Vitens neemt naleving van wet- en regelgeving zeer serieus. De Drinkwaterwet is leidend voor het uitvoeren van onze primaire taak: het leveren van voldoende drinkwater van goede kwaliteit. Ook nemen we onze verantwoordelijkheid in de bescherming van persoonsgegevens, het bevorderen van diversiteit in leidinggevende posities en het naleven van milieuwetgeving. Maar onze inzet gaat verder dan alleen het volgen van de regels. Als drinkwaterbedrijf zijn we nauw verbonden met de samenleving en voelen we een diepe verantwoordelijkheid voor de maatschappij waarin we werken. We nemen actief onze maatschappelijke verantwoordelijkheden op, met speciale aandacht voor thema's als sociale veiligheid, diversiteit, milieu en maatschappelijk verantwoord ondernemen. Onze aanpak op deze thema’s is onder meer vastgelegd in beleid en gedragscodes.

Three Lines Model
De governance van Vitens is ingericht volgens het ‘Three Lines Model’. Hiermee wil Vitens ervoor zorgen dat de organisatie en haar medewerkers zich houden aan wet- en regelgeving, beleid en gedragscodes. Ook draagt het model bij aan de integriteit van de organisatie. Binnen het ‘Three Lines Model’ is de eerste lijn verantwoordelijk voor risicobeheersing en het naleven van wet- en regelgeving. De tweede lijn adviseert en controleert of de eerste lijn haar taken vervult. De derde lijn voert onafhankelijke controles uit om te verzekeren dat het systeem van interne controle werkt.

In 2023 is het 'Three Lines Model' herzien. Bij deze herziening is een speciaal team voor de tweede lijn opgezet. De taken op het gebied van advisering en toezicht worden nu uitgevoerd buiten de operationele verantwoordelijkheidslijnen. Deze aanpak verhoogt de onafhankelijkheid van de tweedelijnstaken, waaronder die op het gebied van compliance en privacy. Ook zijn de functies voor compliance en privacy van elkaar gescheiden en is de capaciteit vergroot, met als doel het verbeteren van de kwaliteit van deze disciplines.

Drinkwaterwet
De Nederlandse Drinkwaterwet garandeert de kwaliteit en levering van drinkwater. De Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT) ziet namens de minister van Infrastructuur en Waterstaat toe op de naleving van deze wet door Vitens. Zo moeten we als drinkwaterbedrijf een melding maken bij normoverschrijdingen van de drinkwaterkwaliteit.

Vanaf 2023 is er elk half jaar een bestuurlijk overleg tussen ILT en Vitens. Tijdens deze overleggen rapporteert Vitens over de voortgang en uitdagingen bij de uitvoering van haar leveringsplannen en de investeringsopgaven. Het accent in deze overleggen ligt op de versterking van de beschikbare reserves en de hiervoor benodigde inspanningen.  

Privacy
Bij Vitens behandelen we persoonsgegevens van klanten, medewerkers en leveranciers met grote zorg. We zetten ons continu in voor het verhogen van privacybewustzijn. Alle medewerkers volgen daarom verplicht een e-learning over privacy. Vitens heeft 3 Privacy Officers in dienst. Daarnaast heeft elke afdeling een eigen eerste aanspreekpunt voor privacykwesties. Deze contactpersonen overleggen regelmatig met de Privacy Officers over verschillende privacygerelateerde zaken. Door deze aanpak behouden we korte communicatielijnen tussen de afdelingen en de Privacy Officers en zorgen we voor uitgebreide privacykennis binnen Vitens.

Sociale veiligheid
Vitens wil een sociaal veilige organisatie zijn en blijven. Een organisatie waar je elkaar kunt aanspreken, eerlijk mag en durft te zijn en waar respectvol met elkaar wordt omgegaan. Sociale veiligheid heeft een sterke verbintenis met wie wij zijn, onze bedrijfscultuur en hoe we werken binnen Vitens.

Gedragscode
De gedragscode vormt de basis voor hoe we met elkaar omgaan. Het geeft medewerkers houvast bij het maken van de juiste keuzes als het gaat om zaken als integriteit, veiligheid, omgaan met klanten, met elkaar en de omgeving. In 2023 is de gedragscode vernieuwd.

Fraude
Frauduleuze handelingen kunnen zowel intern als extern gepleegd worden. Vitens neemt gerichte maatregelen om het risico op fraude te minimaliseren, met een focus op het bevorderen van sociale veiligheid. Hierbij streeft de organisatie naar een werkomgeving waarin medewerkers intrinsiek gewenst gedrag vertonen en handelen in het belang van de organisatie. Daarnaast implementeert Vitens hard controls, waarbij beheersmaatregelen worden ingezet om zowel gewenst als ongewenst gedrag direct of indirect te sturen. Om proactief te kunnen reageren op potentiële bedreigingen, voert Vitens regelmatig analyses uit van de belangrijkste frauderisico's. De interne beheersing is zorgvuldig opgezet, waarbij het proces van fraudepreventie een voortdurende cyclus binnen onze organisatie vormt. De risicomanager monitort zowel de interne controlemaatregelen als potentiële risico's.

Vertrouwenspersonen
Bij een dilemma over sociale veiligheid of een vermoeden van een misstand, kunnen medewerkers van Vitens terecht bij een van de vertrouwenspersonen. Vitens kent 5 interne vertrouwenspersonen en één externe vertrouwenspersoon, specifiek voor kwesties rond ongewenste omgangsvormen.

Meldpunt voor sociale veiligheid
Wanneer een medewerker van Vitens zich in een sociaal onveilige situatie bevindt, is het advies eerst te proberen het incident binnen het team of met een collega op te lossen. Dit draagt bij aan een betere werksfeer en sterkere onderlinge werkrelaties. We sturen daarom altijd aan op een gesprek met de direct betrokkenen. Biedt dit gesprek geen oplossing, dan kan de medewerker een persoonlijke of anonieme melding doen bij het Centraal Meldpunt sociale veiligheid. Hier kunnen meldingen gedaan worden over bijvoorbeeld ongewenste omgangsvormen, integriteitskwesties of (vermoedens van) misstanden. Alle meldingen worden vertrouwelijk behandeld.

Voor ongewenste omgangsvormen (in de breedste zin van het woord) en (vermoeden van) misstanden is de regeling sociaal onveilige situaties en de klokkenluidersregeling van toepassing.

Diversiteit in de top
Diversiteit zien wij als een van de voorwaarden voor een goede taakvervulling door het bestuur en de RvC. Diversiteit heeft naast deskundigheid en achtergrond ook betrekking op aspecten zoals gender, cultuur en leeftijd. Bij benoemingen streeft de RvC naar een gebalanceerde man-vrouwverhouding in zowel het bestuur als de RvC: een streefgetal van ten minste 30% vrouwen en ten minste 30% mannen. In 2023 was de man-vrouwverhouding bij het bestuur 50%-50% en bij de RvC 66,6%-33,3%. Het streefpercentage is daarmee behaald.

Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen
Begin 2023 heeft Vitens het MVOI-beleid aangenomen en geïmplementeerd. Dit beleid ondersteunt onze ambities om de samenwerking met marktpartijen te verduurzamen. Uitgangspunt van het beleid is het selecteren van de meest duurzame marktpartijen voor onze opdrachten. Hierbij letten we niet alleen op hun eigen bedrijfsvoering, maar ook op de manier waarop zij hun opdrachten voor Vitens uitvoeren. Ons MVOI-beleid omvat duurzaamheid in de breedste zin van het woord en richt zich op 6 hoofdthema's: milieu, klimaat, circulariteit, Internationale Sociale Voorwaarden (ketenverantwoordelijkheid), diversiteit en inclusie, en social return. Voor meer informatie verwijzen we naar ons MVOI-beleid.

Milieu
Zorg voor het milieu is fundamenteel voor onze strategie en onze taak om grondwatervoorraden te beschermen. We houden ons niet alleen aan de bestaande wet- en regelgeving, maar zoeken ook naar manieren om onze rol in de bescherming van het milieu en de leefomgeving te verbeteren. De verantwoordelijkheden van Vitens als het gaat om milieu zijn vastgelegd in ons milieubeleid. We gebruiken een ISO 14001-gecertificeerd milieumanagementsysteem om milieuaspecten binnen onze werkzaamheden te beoordelen en te beheren. Bepaalde milieuaspecten zijn vastgesteld als belangrijk, waaronder energieverbruik, directe emissie naar de lucht, emissie naar bodem en water en het ontstaan van afvalstoffen. Voor deze aspecten heeft Vitens specifieke milieubeleidslijnen en streven we naar continue verbetering. De effectiviteit van ons beleid en het bereiken van deze doelen worden regelmatig geëvalueerd en waar nodig bijgesteld. Dit betekent echter niet dat we de overige milieuaspecten negeren. Voor deze aspecten geldt ons algemene beheersysteem. Indien nodig worden passende acties ondernomen.